Algemene voorwaarden NovaSnap

1. Identiteit en dienstverlening
NovaSnap is een handelsnaam van nVisionIT, gevestigd te Scheldedreef 32, 9230 Wetteren, België. De actuele contact-, ondernemings- en betalingsgegevens staan op de uiteindelijke factuur.
NovaSnap digitaliseert uitsluitend analoge fotoafdrukken. De digitale bestanden worden geleverd op een fysieke USB-stick. Cloudopslag of levering via een clouddienst maakt geen deel uit van de dienstverlening.

2. Toepasselijkheid
2.1. Deze voorwaarden gelden voor iedere offerte, bestelling en overeenkomst met NovaSnap. Afwijkingen zijn alleen geldig wanneer zij schriftelijk zijn overeengekomen.
2.2. Door een bestelling te plaatsen, bevestigt de klant deze voorwaarden vooraf te hebben kunnen raadplegen en te aanvaarden. Voorwaarden van de klant gelden uitsluitend wanneer NovaSnap ze uitdrukkelijk schriftelijk aanvaardt.
2.3. Op iedere bestelling is de versie van toepassing die bij het sluiten van de overeenkomst aan de klant werd meegedeeld.

3. Begrippen
3.1. “Foto’s” zijn losse analoge fotoafdrukken die de klant aan NovaSnap toevertrouwt. Negatieven, dia’s, albums, films, videocassettes en andere media vallen buiten de dienstverlening, tenzij NovaSnap vooraf schriftelijk anders bevestigt.
3.2. “Digitale bestanden” zijn de scans die uit de aangeleverde foto’s worden gemaakt. “USB-stick” is de fysieke gegevensdrager waarop deze bestanden aan de klant worden bezorgd.

4. Bestelling en omvang van de opdracht
4.1. Informatie op de website en in reclame is vrijblijvend. De overeenkomst ontstaat zodra NovaSnap de bestelling schriftelijk bevestigt, de foto’s met de bestelgegevens in ontvangst neemt of met de uitvoering begint.
4.2. De opdracht wordt bepaald door de bevestigde opties en het werkelijk ontvangen aantal verwerkbare foto’s. Een door de klant opgegeven aantal is een raming. De eindprijs mag worden aangepast aan het werkelijke aantal, afwijkende formaten, bijzondere verpakking, noodzakelijke manuele behandeling en overeengekomen bijkomende diensten.
4.3. NovaSnap mag een opdracht weigeren of opschorten wanneer foto’s ongeschikt, onveilig, nat, beschimmeld, aan elkaar gekleefd, ernstig beschadigd of strijdig met de wet zijn, of wanneer uitvoering technisch niet verantwoord is.

5. Aanlevering en instructies
5.1. Foto’s kunnen volgens de beschikbare opties worden afgegeven of verzonden. Iedere zending moet de gevraagde identificatie- en bestelgegevens bevatten. De klant verpakt de foto’s droog, stevig en geschikt voor transport.
5.2. De klant meldt vooraf schriftelijk welke foto’s uitzonderlijk kwetsbaar, kostbaar of onvervangbaar zijn. NovaSnap kan daarvoor een aangepaste werkwijze, prijs of verzekering voorstellen, of de betrokken foto’s weigeren.
5.3. Bundels, enveloppen en andere groepen worden zoveel mogelijk als afzonderlijke digitale mappen verwerkt wanneer de indeling duidelijk is aangeduid. NovaSnap is niet verantwoordelijk voor onduidelijke, losgeraakte of tegenstrijdige sorteerinstructies.

6. Digitalisering en kwaliteit
6.1. NovaSnap scant de foto’s volgens de gekozen formule en gangbare technische standaarden. Tenzij anders afgesproken, omvat de dienst geen restauratie, retouche, herstel van ontbrekende beeldinformatie of individuele kleurcorrectie.
6.2. Automatische optimalisatie kan onder meer kleur, contrast, helderheid en oriëntatie aanpassen. Het resultaat blijft afhankelijk van de ouderdom, afwerking, verkleuring, vervuiling, beschadiging, scherpte en belichting van de originele foto. Een verbetering ten opzichte van het origineel wordt niet gegarandeerd.
6.3. Door de scanmethode kan aan de buitenrand een zeer klein deel wegvallen of een smalle rand zichtbaar blijven. Beperkte verschillen in uitsnede, kleur, scherpte, rotatie of bestandsvolgorde vormen geen gebrek wanneer zij eigen zijn aan een normale digitalisering.
6.4. NovaSnap behandelt de foto’s met passende zorg. Oppervlakkig stof kan waar redelijk worden verwijderd, maar NovaSnap voert geen natte reiniging, chemische behandeling, demontage of herstel uit.
6.5. Bestandsnamen en mapstructuren volgen de gekozen formule en de zichtbare groepering. Een exacte chronologische volgorde of interpretatie van handgeschreven aanduidingen wordt alleen gegarandeerd wanneer dit uitdrukkelijk werd afgesproken.

7. Levering op USB-stick
7.1. De digitale bestanden worden geleverd op een door NovaSnap voorziene USB-stick, of een door de klant aangeleverde lege USB-stick met voldoende capaciteit. De kost van de door NovaSnap geleverde USB-stick ervan wordt vooraf meegedeeld.
7.2. De klant staat zelf in voor geschikte apparatuur en software om de USB-stick en de geleverde bestandsformaten te lezen. Compatibiliteit met verouderde, gesloten of afwijkend geconfigureerde apparatuur wordt niet gegarandeerd.
7.3. Na ontvangst controleert de klant de USB-stick en maakt hij zonder uitstel minstens één reservekopie op een afzonderlijke gegevensdrager. Een USB-stick is geen duurzaam archiefsysteem en kan defect raken, verloren gaan of beschadigd worden.

8. Uitvoeringstermijn
8.1. Opgegeven termijnen zijn ramingen, tenzij NovaSnap schriftelijk een bindende datum bevestigt. De verwerkingstermijn begint wanneer de volledige bestelling, de foto’s en alle noodzakelijke instructies zijn ontvangen.
8.2. NovaSnap informeert de klant wanneer een wezenlijke vertraging voorzienbaar is. Een vertraging door onvolledige informatie, afwijkend materiaal, uitzonderlijk grote volumes, technische storingen, ziekte, overmacht of vervoerders geeft geen recht op schadevergoeding.

9. Teruggave, verzending en risico
9.1. De foto’s en de USB-stick worden afgehaald of verzonden volgens de gemaakte afspraak. Vooraf meegedeelde verzend- en verpakkingskosten worden aan de klant aangerekend. Om de kosten te drukken probeert NovaSnap zoveel als mogelijk de originele verpakking te hergebruiken.
9.2. Bij verzending aan een consument draagt NovaSnap het risico van de retourzending tot de klant of een door hem aangewezen derde de zending fysiek ontvangt. Het risico van de heenzending naar NovaSnap berust bij de afzender.
9.3. De klant controleert de verpakking bij ontvangst en meldt zichtbare transportschade onmiddellijk aan NovaSnap en, indien mogelijk, aan de vervoerder. Dwingende consumentenrechten blijven onverkort gelden.

10. Prijzen en betaling
10.1. De toepasselijke prijzen zijn die van de offerte, bestelbevestiging of prijslijst die bij de bestelling geldt. Voor consumenten worden prijzen inclusief toepasselijke belastingen vermeld; eventuele bijkomende kosten worden afzonderlijk aangegeven.
10.2. De eindfactuur wordt berekend op basis van het werkelijk verwerkte aantal foto’s en de gekozen opties. NovaSnap vraagt vooraf akkoord wanneer een redelijkerwijs onverwachte meerkost ontstaat.
10.3. Facturen zijn betaalbaar binnen de vermelde termijn. Bij niet-betaling gelden de wettelijke regels inzake ingebrekestelling, interesten en schadebedingen. Tegenover consumenten worden uitsluitend wettelijk toegelaten bedragen en formaliteiten toegepast.
10.4. NovaSnap mag de foto’s, digitale bestanden en USB-stick onder zich houden zolang opeisbare bedragen uit dezelfde bestelling niet volledig zijn betaald, voor zover de wet dit toestaat. De originelen en gedigitaliseerde bestanden worden pas verstuurd naar de klant na betaling van de factuur.

11. Herroepingsrecht van consumenten
11.1. Sluit een consument de overeenkomst op afstand of buiten de verkoopruimte, dan beschikt hij in beginsel over een wettelijke herroepingstermijn van veertien kalenderdagen vanaf de dag na het sluiten van de dienstenovereenkomst.
11.2. Wanneer de consument verlangt dat NovaSnap vóór het einde van die termijn start, moet hij dat uitdrukkelijk vragen. Bij herroeping nadat de uitvoering is begonnen, is een evenredig bedrag verschuldigd voor het reeds uitgevoerde deel. Het herroepingsrecht vervalt pas na volledige uitvoering wanneer de consument vooraf uitdrukkelijk heeft ingestemd met de aanvang en heeft erkend dat hij zijn herroepingsrecht bij volledige uitvoering verliest.
11.3. De consument kan herroepen met een schriftelijke ondubbelzinnige verklaring. De rechtstreekse kosten en het risico van het terugbezorgen van reeds ontvangen goederen berusten bij de consument, tenzij de wet of een schriftelijke afspraak anders bepaalt.

12. Controle, klachten en herstel
12.1. De klant controleert de levering zo snel mogelijk op leesbaarheid, volledigheid en overeenstemming met de bestelling. Klachten worden bij voorkeur binnen veertien kalenderdagen schriftelijk gemeld, met een duidelijke omschrijving en voorbeelden. Dwingende wettelijke rechten van consumenten worden hierdoor niet beperkt.
12.2. Bij een gegronde klacht krijgt NovaSnap eerst de redelijke mogelijkheid om ontbrekende of gebrekkige bestanden opnieuw te leveren of de digitalisering opnieuw uit te voeren, voor zover de originele foto’s en noodzakelijke werkbestanden nog beschikbaar zijn.

13. Rechten op het materiaal
13.1. De klant verklaart bevoegd te zijn om de foto’s te laten digitaliseren en beschikt over alle noodzakelijke toestemmingen en rechten. De opdracht mag geen auteursrechten, portretrechten, privacyrechten of andere rechten van derden schenden.
13.2. De klant verleent NovaSnap uitsluitend de tijdelijke, niet-exclusieve toestemming die nodig is om de bestelling uit te voeren, technische controles te verrichten en de bestanden op de USB-stick te plaatsen. NovaSnap gebruikt de beelden niet voor reclame, publicatie, training of andere eigen doeleinden zonder afzonderlijke toestemming.
13.3. NovaSnap mag kennelijk onwettig materiaal weigeren en handelt overeenkomstig wettelijke bevelen van bevoegde autoriteiten. De klant vrijwaart NovaSnap tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit een door hem geschonden recht, behalve voor zover NovaSnap zelf aansprakelijk is.

14. Persoonsgegevens en vertrouwelijkheid
14.1. NovaSnap verwerkt identificatie-, contact-, bestel- en facturatiegegevens voor de uitvoering en administratie van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen en de behandeling van vragen of geschillen.
14.2. Foto’s kunnen afbeeldingen van identificeerbare personen en andere persoonlijke informatie bevatten. NovaSnap behandelt deze inhoud vertrouwelijk, beperkt de toegang tot personen die ze voor de opdracht nodig hebben en neemt passende beveiligingsmaatregelen.
14.3. NovaSnap gebruikt geen cloudopslag voor de levering. Tijdelijke lokale werkkopieën worden uitsluitend bijgehouden zolang dit redelijk noodzakelijk is voor verwerking, kwaliteitscontrole, levering en een korte herstelperiode. Daarna worden zij volgens de interne verwijderingsprocedure gewist, behoudens een wettelijke bewaarplicht of lopend geschil.
14.4. Voor de foto-inhoud staat de klant in beginsel in voor de rechtmatigheid van de opdracht en verwerkt NovaSnap de inhoud uitsluitend volgens diens instructies. Wanneer wettelijk vereist, sluiten partijen vóór de verwerking een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

15. Aansprakelijkheid
15.1. NovaSnap is aansprakelijk overeenkomstig het Belgische recht. Geen bepaling beperkt aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden uitgesloten of beperkt, waaronder aansprakelijkheid voor opzet, bedrog of schade aan leven of lichamelijke integriteit.
15.2. Voor zover wettelijk toegestaan, is NovaSnap niet aansprakelijk voor schade die uitsluitend voortvloeit uit de vooraf bestaande staat, ouderdom, verborgen gebreken, broosheid, kleeflagen, schimmel, verkleuring of andere eigenschappen van de foto’s, noch voor indirecte schade zoals verlies van winst, omzet, kansen of emotionele waarde.
15.3. Buiten gevallen van opzet, zware fout of schending van een essentiële verbintenis is de totale aansprakelijkheid van NovaSnap, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt tot de directe, voorzienbare schade en maximaal tot het hoogste van de prijs van de betrokken bestelling of het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekeraar voor het schadegeval uitkeert.
15.4. NovaSnap is niet aansprakelijk voor verlies van digitale bestanden nadat correct werd geleverd, wanneer de klant nalaat tijdig een reservekopie te maken, de USB-stick onjuist gebruikt of gegevens overschrijft.

16. Overmacht
NovaSnap is niet aansprakelijk voor een vertraging of tekortkoming door een gebeurtenis buiten haar redelijke controle, zoals brand, overstroming, stroom- of netwerkstoring, defect van essentiële apparatuur, epidemie, oorlog, overheidsmaatregel, staking of ernstige verstoring bij een vervoerder. NovaSnap beperkt de gevolgen zoveel mogelijk en informeert de klant. Indien uitvoering blijvend onmogelijk wordt, kan iedere partij het nog niet uitgevoerde deel beëindigen.

17. Niet-afgehaalde bestellingen
Wanneer een afhaalbestelling gereed is, verwittigt NovaSnap de klant. Indien de klant na herinnering nalaat de bestelling af te halen, kan NovaSnap redelijke en vooraf meegedeelde bewaarkosten aanrekenen. Originele foto’s worden niet vernietigd of vervreemd zonder voorafgaande waarschuwing en een redelijke laatste afhaaltermijn, behoudens een wettelijke verplichting.

18. Klachten en buitengerechtelijke oplossing
18.1. Klachten kunnen worden gericht aan de contactgegevens op de website of factuur. NovaSnap probeert iedere klacht binnen een redelijke termijn schriftelijk te beantwoorden en streeft eerst naar een minnelijke oplossing.
18.2. Een consument kan voor informatie of bemiddeling terecht bij de bevoegde Belgische consumentendienst of een erkende buitengerechtelijke geschilleninstantie. Deelname door NovaSnap aan een specifieke procedure is alleen verplicht wanneer de wet dit voorschrijft of NovaSnap zich daartoe uitdrukkelijk heeft verbonden.

19. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
19.1. Op de overeenkomst is het Belgische recht van toepassing. Voor consumenten doet deze rechtskeuze geen afbreuk aan dwingende bescherming waarop zij volgens het recht van hun gewone verblijfplaats aanspraak hebben.
19.2. Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbanken die volgens de toepasselijke wettelijke bevoegdheidsregels bevoegd zijn. Voor zakelijke klanten zijn, voor zover wettelijk toegestaan, uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waar NovaSnap is gevestigd bevoegd.

20. Slotbepalingen
20.1. Wanneer een bepaling geheel of gedeeltelijk ongeldig of onafdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen gelden. De betrokken bepaling wordt, voor zover mogelijk, vervangen door een geldige regeling die het oorspronkelijke doel het dichtst benadert zonder afbreuk te doen aan dwingend recht.
20.2. Elektronische communicatie en documenten op een duurzame gegevensdrager gelden als schriftelijke communicatie. Kopjes dienen uitsluitend voor de leesbaarheid.